Кейс: предприятие сократило число внутренних отчетов на 50%
Четыре шага, чтобы понять, делают ли в Вашей компании отчеты ради отчетов
АЛЕКСАНДР ПОРТНОВ Управляющий партнер группы компаний «А Дан Дзо», Москва
Практика показывает: 40% отчетов создают, передают по отделам и подписывают, потому что «всегда так делали». А зачем – никто уже не помнит. Генеральный Директор одного российского энергетического предприятия ежегодно подписывает 15 тыс.
документов, треть из которых составляют внутренние отчеты, и число бумаг постоянно растет (см. рисунок). Как сократить отчетность. Главный принцип оптимизации – не навреди. Есть способ сократить отчетность, который мы реализовали на энергетическом предприятии. Это алгоритм из четырех шагов. Убедить сотрудников компании, особенно линейных руководителей, в необходимости оптимизации. Основная сложность: начальники отделов уверены, что при
сокращении отчетности их подразделения окажутся не у дел. Заверьте сотрудников, что оптимизация высвободит
ресурсы для выполнения главных функций подразделений. И не приведет к сокращению персонала.
Пример. На предприятии, где проходила оптимизация отчетности, провели собрание. На него пришел главный инженер – он принимал решения по сокращению производственного персонала. Его речь содержала посыл, что оптимизации численности
персонала не будет. Фразу включили в протокол встречи, который имеет юридическую силу. Документ разместили на корпоративном сайте. Собрать информацию об отчетах у исполнителей. Персонал, который создает отчеты, без проблем предоставит список своих трудов. Чего не скажешь о сотрудниках, которым эти отчеты отправляют. Чтобы собрать сведения, создайте шаблон таблицы, которая включает: названия отчетов; имена тех, кто получает отчеты; периодичность отправления отчетов; название документа, на основе которого создается отчет; отметку о том, нужна ли на отчете подпись директора.
В шаблон добавьте выпадающие списки. Проведите занятие для сотрудников подразделений, которые будут заполнять шаблон. Дайте неделю на то, чтобы заполнить шаблон. В крупной компании на это потребуется три недели. Проанализировать собранные данные. Отфильтруйте список по сотрудникам, которые получают отчеты. Вы узнаете, сколько отчетов предназначено для сотрудника. Сформируйте реестр отчетов по каждому адресату. Оценить актуальность отчетов. Реестр разошлите сотрудникам, получающим отчеты. Попросите оценить актуальность каждого из них. В копию письма поставьте непосредственных руководителей. Поговорите с каждым начальником. Вы обнаружите шесть типичных ситуаций (в таблице приведены советы, как
действовать в этих случаях). Как снизить число отчетов, которые подписывает Генеральный Директор. Часто Вы ставите визу на бумагах, которые не помогают принимать решения. Поручите заместителю подготовить реестр всех подаваемых Вам отчетов. Пусть к каждому новому отчету сотрудник прикрепляет анкету. Помимо наименования отчета и его периодичности включите в анкету перечень того, что с ним делать: оставить как есть; снизить периодичность; делегировать заместителю директора по направлению; отменить. «Ненужные» документы те, решения по которым принимают заместители директора. Первое лицо компании формально утверждает отчет. На энергетическом предприятии среди таких бумаг оказались:
план-график ежегодного обследования работников; графики работы персонала; план-график ремонта оборудования; графики обучения персонала. Директор делегировал утверждение этих документов заместителям. Результат. Число отчетов сократили на 50%.